Ricordo ancora nel 1995, ogni volta che mi connettevo con il mio modem della USRobotics a 14.4kbps, non vedevo l’ora di aprire Eudora e vedere chi mi avesse scritto. Il più delle volte avevo l’inbox vuoto.
Le poche volte in cui trovavo una o due email era come aprire i regali sotto l’albero di Natale: era BELLISSIMO.

Oggi sfido chiunque a pensarla in questo modo. Siamo sovraccarichi di email tutti i giorni, festivi compresi. Lo spam è stato bene o male arginato grazie ai potenti filtri dei vari operatori, tuttavia tra offerte promozionali, mail di lavoro e mail personali mi piacerebbe sapere chi ha un inbox vicino allo 0.

Il problema, a mio parere, risiede in due macro problemi:

1. come gestiamo le email in ingresso
2. come gestiamo le mail in uscita

Ho provato a fare mente locale e a fare il punto su come io gestisco il flusso di email quotidiano. Non sarà sicuramente perfetto ma mi ha aiutato ad avere un inbox, a fine giornata, sotto le 10 email. Insomma, un numero più che gestibile.

1. Keep it short

E’ il primo comandamento che cerco sempre di seguire e che mi auguro che colui che mi scrive faccia la stessa cosa.
E’ totalmente inutile inviare mail fiume, paragrafi e paragrafi di parole, concetti e spiegazioni lunghissime. Il destinatario si stanca alla terza riga.
Piuttosto cerco sempre di arrivare al succo del discorso già alla prima frase, senza dilungarmi troppo su elementi e situazioni al contorno che non forniscono alcun apporto significato del messaggio.
Molto spesso le mie email sono di tre paragrafi, ognuno di 3/4 righe al massimo.
Direte voi: ma non è possibile scrivere tutte le email così corte. Vero, ma se una mail è molto lunga perchè oggettivamente complessa nell’argomento che tratta, allora vale la pena alzare il telefono, fare una riunione e vedersi vis-à-vis per discutere il da farsi.
Le mail lunghe occupano tanto tempo ad essere scritte e altrettanto ad essere lette. Keep it short!

2. Archiviazione

E’ già da qualche anno che non utilizzo più un client di posta, piuttosto mi affido alle interfacce web. Principalmente usavo Gmail, poi sono passato ad Inbox sempre di Google.
Questo per dire che è da anni che non utilizzo più il concetto di messaggio letto o messaggio non letto per capire cosa devo ancora gestire e cosa ho già gestito come email. Piuttosto archivio tutto quello che ho già gestito e lascio nella inbox tutto quello che ancora devo leggere. In questo modo la home della mia posta è tutto quello che effettivamente devo fare. Diventa una vera e propria todo list.
Archiviando i messaggi questi si spostano nella relativa cartella. Non li perdo, li posso cercare e ripescare quando voglio. Il vero vantaggio è che non sono direttamente nella inbox a creare confusione insieme a tutto quello che ancora devo fare.

3. Rispondo subito

Dove e quando possibile cerco di rispondere immediatamente. Questo mi facilita su due punti di vista: 1) la persona dall’altra parte capisce che sono proattivo e sempre sul pezzo; 2) tolgo subito una email dentro la mia inbox.
Chiaramente non sempre è possibile rispondere immediatamente. Però, se cercate di applicare la regola di rispondere subito, vi accorgerete che molte delle email che rimandavate possono effettivamente essere risposte e archiviate nell’immediato.

4. Snooze

Non tutti i servizi di posta hanno la possibilità di rimandare un messaggio ad altra data e/o luogo. Inbox di Gmail lo fa e mi aiuta moltissimo a gestire messaggi cui so non poter rispondere in quell’esatto momento.
Tramite la funzionalità posticipa è possibile far sparire temporaneamente il messaggio dalla inbox e farlo riapparire un momento futuro o quando siamo nelle vicinanze di un certo posto.
Se ricevo un messaggio di lavoro il sabato pomeriggio e so che posso rispondere anche lunedì, lo posticipo fino a che fisicamente non sarò in ufficio, ovvero il lunedì mattina.
In questo modo mantengo sempre l’inbox pulito da messaggi che non posso gestire in quell’esatto momento.

5. Non uso il bcc:

Perchè usare il blind copy? Realmente, qual è lo scopo del bcc? Vuoi far sapere che hai scritto un certo messaggio ad una determinata persona mettendola in bcc senza che il destinatario lo sappia? Stai cercando di nascondere qualcosa a qualcuno? Probabilmente è così ma forse dovresti chiederti perchè stai effettivamente comportandoti in questo modo.
E’ meglio non mettere per nulla la persona tra i destinatari oppure metterla direttamente tra i destinatari. Questo limbo del bcc: crea solo confusione.
Spesso, quando sono stato messo in bcc: mi sono chiesto “ok, quindi che devo fare?”

6. Faccio followup

Quando chiedo un aggiornamento relativamente ad una attività spesso, per evitare di dimenticarlo, utilizzo la funzionalità posponi. Invio la mail chiedendo quando succede x e poi pospongo il messaggio ad una settimana per farlo riapparire nella mia inbox.
Così, se la persona mi risponde prima di una settimana, problema risolto. Se invece non ricevo nessun aggiornamento entro una settimana il messaggio mi riapparirà ricordandomi di fare followup su quella determinata attività.

7. Gestisco le email in LIFO

Acronimo un po’ nerd. LIFO sta per Last In First Out, ovvero l’ultimo che arriva viene gestito per primo. Questo è quello che cerco di applicare anche nella gestione delle email.
Sembrerà un controsenso rispetto a come dovrebbero essere gestiti i messaggi. Qualcuno potrebbe dire che una mail non risposta o non letta da parecchi giorni ha bisogno di essere gestita e smarcata.
Personalmente penso che se un messaggio non è stato gestito a suo tempo, il più delle volte succederà che qualcuno lo gestirà.

8. Mi aiuto nella ricerca

Anche se i motori di ricerca delle caselle di posta sono diventati molto potenti, non sempre riesco a trovare quello che stavo effettivamente cercando.
Per evitare questo problema, su thread di messaggi importanti, mi inoltro la stessa email con una parola chiave che so che potrei cercare nel futuro.
In questo modo, se tra 1 anno dovrò ricercare quello scambio di email, sarò in grado di trovarlo molto più velocemente.

Questo è quello che cerco di fare io nel gestire il flusso costante di email in entrata e uscita. Se anche voi avete delle best practice da condividere sarò ben felice di imparare altri tricks del mestiere!

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